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Tecnologia na gestão de projetos: qual a importância e como implantá-la?

17/12/2018

Em outros tempos, ao receber um cliente em sua loja de móveis, era preciso criar uma ideia com poucos recursos, o que gerava atrasos e dificuldades de implementação. Hoje, a tecnologia na gestão de projetos acelerou e simplificou os processos.

O desenvolvimento de soluções automatizadas trouxe um novo cenário para as empresas, inclusive para as do setor moveleiro. Por meio dessas ferramentas, é possível atender às demandas dos clientes de forma mais rápida e melhorar o relacionamento com eles, assim como identificar gargalos.

Porém, qual a verdadeira importância da tecnologia nesse contexto e como implementar esses instrumentos no seu negócio? É o que vamos apresentar neste post. Acompanhe! 

A importância da tecnologia na gestão de projetos

Qualquer que seja o empreendimento, é preciso gerir os projetos e obter indicadores, que permitem executar melhorias e aprimorar o fluxo de trabalho. Essa ideia é condizente com as palavras do pai da evolução na qualidade, William Deming: “o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”.

Na prática, isso significa que todas as etapas de um projeto precisam ser bem planejadas e pensadas para aumentar as chances de sucesso. Essa visão holística permite perceber as variáveis existentes e buscar o melhor caminho a seguir.

No caso de um projeto em uma loja de móveis, existem 3 principais etapas que devem ser seguidas:

  • entrevista com o cliente — abrange seu perfil, definição do espaço a ser trabalhado, orçamento e contrato;
  • desenvolvimento do projeto — envolve o estudo preliminar, o anteprojeto (que prevê os desenhos em 3D e técnicos para última verificação e modificações) e projeto executivo (que contempla o que será executado com dimensões e medidas específicas);
  • execução do projeto — inclui a instalação.

Perceba que todos esses estágios apresentam um fluxo melhor de informações com a ajuda da tecnologia. Com ela, você se comunica mais facilmente com a equipe e com o cliente, faz alterações rápidas e apresenta uma versão bem próxima da realidade para aprovação. Porém, ainda existem outras vantagens.

Os benefícios dessa prática

Confira a seguir alguns pontos positivos de implementar a tecnologia no gerenciamento de projetos da sua empresa.

Facilidade na comunicação

O uso de uma plataforma integrada facilita o acesso de todos os envolvidos no projeto, que compartilham informações e dados sobre o que estão executando. Isso pode ser feito a partir de qualquer dispositivo com internet. O resultado é uma maior fluidez do trabalho, o que gera um aumento da produtividade e da eficácia.

Controle dos prazos

Essa é uma questão crítica, já que o deadline do projeto precisa ser respeitado. Uma plataforma de gestão simplifica esse gerenciamento, porque todos sabem a data em que deve ser seguida a cada etapa. Além disso, fica mais fácil indicar possíveis problemas, que precisam ser eliminados para evitar atrasos.

Simplicidade no acesso às etapas anteriores

A computação em nuvem e os dispositivos mobile facilitam a gestão de projetos e são tecnologias que ganham cada vez mais espaço. Com a ajuda de aplicativos intuitivos e fáceis de manusear, você consegue compartilhar informações, fazer projeções, realizar análises e identificar problemas. Além disso, o sistema de gerenciamento oferece todos os dados em um único local, medida que simplifica o acesso.

Geração de relatórios

As atividades precisam ser bem controladas para garantir o cumprimento das metas estabelecidas. Com a tecnologia, você tem acesso a dados precisos e em tempo real, que indicarão como está o desempenho individual e da equipe, o respeito ao orçamento estipulado e a atenção aos prazos.

A partir dos indicadores, os possíveis gargalos são identificados. Assim, você sabe o que pode ser aprimorado. Perceba que o objetivo é obter relatórios gerenciais e índices visuais para que você avalie os detalhes e consiga chegar a conclusões acertadas.

Redução de custos

Os erros e os retrabalhos que podem ocorrer durante a execução de um projeto podem corroer a sua margem de lucro. Por isso, o ideal é buscar sempre a redução de custos — e a tecnologia auxilia muito essa empreitada ao registrar todos os gastos e comparar ao orçamento estipulado. Essa é uma maneira de se manter dentro da meta e ter mais eficiência no trabalho.

4 dicas para implementar a tecnologia na gestão de projetos

A ideia de adotar recursos tecnológicos na loja de móveis é bastante simples. Você pode fazer isso apenas com a aquisição de uma solução qualificada. Porém, existem algumas dicas que contribuem para isso. Confira as 4 principais.

1. Prepare sua equipe

Os colaboradores podem criar uma barreira para a implantação do software de gestão de projetos. Essa é uma reação natural, mas que precisa ser combatida com conhecimento.

Explique aos profissionais quais serão os benefícios, a importância do trabalho de cada um e por que todos devem cooperar em prol da tecnologia. Também vale a pena investir em capacitação, para assegurar o domínio da parte técnica.

2. Invista em um bom sistema de gestão

O ideal é ter uma tecnologia com bom custo-benefício. Desse modo, você tem suas necessidades atendidas ao mesmo tempo que evita gastos desnecessários. Há vários softwares disponíveis no mercado, inclusive alguns com foco no setor moveleiro. Um deles é o Promob Manager, específico para lojas e que trabalha com os módulos comercial, financeiro, fiscal e de pós-venda.

3. Simplifique a gestão de processos

A tecnologia adotada deve facilitar o fluxo de trabalho e oferecer uma dinâmica maior às demandas. Por isso, é importante analisar bem a sua estrutura e as necessidades internas, para garantir que o software seja o mais adequado. Considere principalmente o fluxograma organizacional, porque, assim, você conseguirá identificar gargalos e atividades irrelevantes, que podem ser automatizadas.

4. Prepare a empresa

As dificuldades de adaptação podem causar problemas ao processo de implementação. Por isso, antes de adotar o sistema, o ideal é fazer uma “limpeza”. Avalie as soluções já utilizadas e substitua-as. Colete apenas os dados e revise a política de monitoramento, para garantir que as novas ferramentas tenham êxito. 

Como você pôde perceber, a tecnologia na gestão de projetos é fundamental para a sua loja de móveis. Essa prática oferece mais facilidade e dinamismo às atividades, o que aumenta a satisfação dos clientes e aprimora os processos internos.

O que está esperando? Veja tudo que você precisa saber sobre as soluções da Promob e perceba como elas podem ajudar seu negócio.

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