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Gestão de tempo: 6 dicas para otimizar a sua rotina no trabalho

02/03/2017
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Você também já teve a sensação de que as 24 horas de um dia não são suficientes para tudo o que você precisa fazer? Pois é, esse tem sido um sentimento comum a todas as pessoas atualmente. E, por isso mesmo, gestão de tempo é um tema que vem ganhando força nos escritórios.

Quando se fala em gerir o próprio tempo, parece absurda a ideia de que não temos controle sobre a forma como dividimos o nosso dia, mas é exatamente isso que acontece. Com a enorme quantidade de tarefas e atividades que assumimos ao longo do dia, fica difícil conciliar tudo.

Soma-se a isso a quantidade de informações disponíveis no mundo em que vivemos, atualmente, o que tira o nosso foco e faz parecer que estamos sempre atrasados para entregar projetos e trabalhos.

Portanto, é realmente preciso gerir o tempo. Para isso, preparamos 6 dicas para você otimizar a sua rotina no trabalho, melhorar a sua produtividade e ainda ter mais tempo para curtir o lazer ao lado da família e dos amigos.

1. Organize seu local de trabalho

Um local de trabalho bagunçado, com papéis espalhados e lembretes colados para todos os lados só atrasa a sua produção. Quanto tempo você leva para achar um documento importante na sua mesa quando ela está toda bagunçada?

Quem realiza muitas atividades ao longo do dia, acaba não conseguindo manter o local limpo e organizado. Com isso, a medida em que o tempo vai passando, fica mais difícil cumprir os prazos acordados com o cliente.

Se esse é o seu problema, experimente comprar pequenas prateleiras para organizar os documentos na sua mesa. Você também pode investir em organizadores de gavetas, para poder separar os itens que você guarda neste local.

Uma mesa organizada não só contribui com a melhoria no ambiente, como também passa uma boa imagem de profissionalismo.

2. Administre as horas trabalhadas por projeto

Quem trabalha por projeto costuma ter mais dificuldades na administração do tempo. Isso porque alguns projetos demandam maior espaço na sua agenda do que outros e é necessário que você consiga conciliá-los para cumprir os prazos.

Uma boa forma de mensurar o seu trabalho corretamente é trabalhar com estimativas de tempo, feitas com base nas atividades que precisarão ser desenvolvidas ao longo do projeto. Você pode montar um quadro que exponha qual é o tempo previsto para o cumprimento de cada atividade, somando o total delas para calcular o prazo a ser dado para o cliente.

Assim você consegue ter uma estimativa de tempo mais realista e pode organizar melhor a sua agenda de trabalho.

3. Cuidado com as distrações

Redes sociais, sites, vídeos, blogs etc.. A Internet reserva muitas atrações para quem trabalha em frente ao computador. Por isso, você precisa aprender a deixar de lado as distrações.

Se for inevitável, tente reservar uma parte do dia e fique na Internet somente o tempo necessário. Mas cuidado para não ficar abrindo janelas de sites que não têm a ver com o seu trabalho ao longo do dia, pois assim seu trabalho não vai render.

4. Conte com a tecnologia para medir a sua produtividade

A produtividade pessoal é um indicador importante para que você consiga mensurar corretamente o seu ritmo de trabalho. Uma das formas de fazer essa medição é calculando a quantidade de horas semanais utilizadas em atividades importantes, urgentes e circunstanciais.

Se você trabalha com projetos, deve receber uma série de demandas que precisam ser resolvidas na hora, não é mesmo? Isso atrapalha toda a rotina do seu trabalho e faz com que seu planejamento fique prejudicado.

Outro indicador interessante é a quantidade de tarefas que você planejou contra as que você executou. O ideal é que o índice de cumprimento de tarefas planejadas esteja entre 75 e 100%. Se estiver abaixo disso, é necessário que você verifique o que está tomando o seu tempo. Existem muitos aplicativos que ajudam o profissional a estabelecer prioridades no trabalho. Veja três exemplos:

  • Pomodoro Timer: esse app permite que você cronometre seus intervalos de produção e pausa;

  • Evernote: com ele você pode registrar compromissos e salvar arquivos e páginas da Internet para consulta posterior;

  • Remember the Milk: permite definir prioridades, assuntos e prazos. O app notifica o usuário para que ele não esqueça das tarefas.

5. Simplifique a sua rotina

Por mais que você tenha vários projetos e atividades estratégicos nas suas mãos, não quer dizer que seu dia não seja recheado de atividades de rotina. Isso é comum entre todos os profissionais.

Mas as atividades rotineiras são aquelas que acabam tomando a maior parte do tempo, tirando seu foco daquilo que está intimamente ligado aos objetivos estratégicos do escritório.

Portanto, você deve se planejar para fazer com que a rotina não tome a maior parte do seu dia. Trabalhar com documentos digitalizados, automatizar tarefas repetitivas e buscar o auxílio da equipe de TI são algumas das ferramentas que você tem nas mãos, para minimizar o impacto da rotina no seu trabalho.

6. Tenha um foco definido

Se você é daquele tipo de profissional que quer entregar todos os projetos que estão nas suas mãos ao mesmo tempo, saiba que isso não é saudável nem para você e nem para o escritório. O motivo é simples: ninguém consegue realizar 5 ou 6 tarefas ao mesmo tempo com qualidade e, por isso, o risco de entregar vários trabalhos mal-feitos é enorme.

O ideal é que você consiga priorizar as tarefas e tente focar somente naquela que está sendo executada no momento. Às vezes, pode acontecer de você ter a ideia que estava faltando para concluir um projeto durante a execução de uma tarefa completamente distinta. Se isso acontecer, anote o que você pensou para usar mais tarde. Faça uma coisa de cada vez, para conseguir entregar tudo no prazo e com qualidade.

Viu só como gestão de tempo é um tema fundamental hoje em dia? Se você seguir as dicas acima, com certeza conseguirá melhorar muito as entregas no seu trabalho. E caso queira receber mais conteúdos como este, assine a nossa newsletter!

 

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