A gestão de projetos pode fazer com que você trabalhe de maneira mais sofisticada em ações pontuais no seu negócio. Na prática, é ela que faz com que uma necessidade ou idealização se transforme em realidade no dia a dia.
Para entender melhor o que isso significa e como seus projetos podem ser mais eficientes, continue a leitura do texto!
Diferença entre projetos e operações
De acordo com a Project Management Institute (PMI), renomada instituição que atua na formação de gestores de projetos, existe uma grande diferença entre projetos e operações.
Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.
Essa definição da PMI é importante para pensarmos em sazonalidade de projetos. Imagine que uma empresa precisa, por exemplo, aumentar o seu espaço disponível para estoque em determinado momento. Ela precisará do esforço de profissionais de diferentes setores para viabilizar a ação. Isso faz com que surja uma tarefa limitada por tempo, recursos e pessoas. Consequentemente, será necessário criar um projeto com início, meio e fim para realizar a tarefa.
Parece óbvio? Sim, mas pense que isso não é o mesmo que controlar e manter o estoque, pois não se trata de um processo permanente, em que o tempo e os recursos não são limitados. Para entender a natureza do projeto, é preciso pensar em algo determinado, com prazo para sua execução. Ou seja, é importante pensar se certo planejamento se trata, de fato, de um projeto ou de atividades de rotina das empresas.
Utilidade da gestão de projetos
Na prática, o gerenciamento tem a finalidade de fazer com que um projeto seja executado de acordo com as expectativas e, consequentemente, concluído no tempo esperado. É ele que garante que as metas definidas na fase de planejamento serão devidamente conquistadas ao fim do processo. Assim é possível obter benefícios como:
- melhor ajuste da loja em relação ao mercado consumidor;
- diminuição das possibilidades de imprevistos ao longo da execução das tarefas;
- previsão de situações desfavoráveis;
- criação de diferenciais competitivos e de novas técnicas com valor agregado;
- simplificação da execução de projetos futuros;
- compartilhamento do conhecimento organizacional entre os diferentes setores de uma loja;
- criação de meios para uma tomada de decisões mais eficiente;
- redução de gastos e prejuízos de ordem financeira.
A ideia é realizar uma série de processos para que a gestão consiga acompanhar a execução de determinada ação de maneira precisa e avaliar seus resultados, identificando problemas e atuando de maneira a corrigir eventuais equívocos.
Como a gestão de projetos pode funcionar dentro de uma loja
Um controle de projetos adequado pode ser dividido em 3 etapas: acompanhamento, avaliação e ações corretivas.
Pode-se dizer que, no acompanhamento, são recolhidos dados a respeito do planejamento de determinada atividade, separando aquilo que é previsto das condições reais. Nessa fase, os registros são arquivados e a supervisão é periódica, para que a correção seja feita no tempo certo.
Já na etapa da avaliação, é feita uma análise de dados, comparando informações a fim de identificar eventuais falhas.
Por fim, na fase de ações corretivas, as falhas identificadas anteriormente sofrem a ação dos responsáveis para reorganizar o projeto, eliminando erros e evitando causas para problemas futuros.
Na prática, a gestão pode solucionar um problema comum: a dificuldade em fazer o devido monitoramento de projetos, bem como de avaliar o andamento de cada um. Nesse sentido, a gestão de projetos propicia a tomada de certas ações, resultando nas vantagens apresentadas a seguir.
1. Melhor monitoramento e controle de cronogramas
Quando a loja não exerce um acompanhamento adequado de seu cronograma, acaba por gerar atrasos e gastos desnecessários, fazendo com que sua rentabilidade seja menor. Isso ganha ênfase em situações em que a loja executa mais de um projeto por vez.
Com a gestão de projetos, é possível acompanhar o status de cada um e se preparar melhor para as diferentes etapas, propondo ações de maneira criteriosa.
2. Controle mais preciso dos custos
A gestão de projetos permite também a realização de um acompanhamento adequado dos custos relativos às tarefas. Dessa forma, é possível se precaver, evitando o estouro do orçamento. Isso pode antecipar decisões e evitar problemas para a companhia.
Planeje o gerenciamento de custos, estime os valores, estabeleça o orçamento e faça o seu devido controle. Uma vez estabelecidas, essas 4 práticas tendem a dar uma maior segurança em relação à questão financeira que envolve as atividades.
3. Integrar diferentes áreas
É possível modernizar essa ação utilizando um sistema ERP. Com ele, a empresa integra diferentes áreas da loja, mantém o fluxo de informação contínuo e ameniza os riscos de erros. Com relatórios gerenciais, é possível analisar os resultados dos processos e atuar em melhorias, facilitando a tomada de decisão dos responsáveis.
Essa dica permite aperfeiçoar as ações da loja e simplificar o trabalho dos encarregados pelas etapas da gestão de projetos.
4. Ministrar treinamentos
Outro ponto bastante relevante é muitas vezes ignorado: o treinamento dos colaboradores deve ser feito de maneira criteriosa, a fim de que o atendimento ao cliente seja um diferencial, sem que isso represente um gasto excessivo. Com a gestão de projetos é possível investir no desenvolvimento de habilidades e competências, dando ao empreendimento maiores condições de se destacar.
O treinamento é o caminho para gerar capacitação, motivação e melhorar o gerenciamento da equipe, benefícios essenciais para o trabalho em grupo de qualidade.
5. Produtividade
Uma vez que os projetos possuem data de início, meio e fim, devem obedecer uma sequência de etapas que envolvem ações adequadas para o planejamento, a execução e o controle.
Com essas boas práticas, a empresa consegue ser mais produtiva na realização de suas atividades. Por isso, não deixe de considerar a gestão de projetos para qualificar o trabalho desempenhado, sempre com foco no cliente. Certamente, os resultados serão otimizados.
Entendeu a importância da gestão de projetos? Então, confira também os 10 principais pontos a serem considerados na seleção de seu software de gestão.
