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6 dicas para ter maior controle do cronograma de projetos de interiores

09/02/2018

 

Controlar o cronograma de projetos é crucial para garantir que o cliente receberá o que foi solicitado dentro do prazo, além de auxiliar a manter o orçamento dentro do que foi previsto inicialmente. Para que isso se torne possível, o ideal é acompanhar de perto o planejamento em cada fase, aumentando as chances de identificar riscos e falhas antecipadamente e criando soluções mais eficazes evitando, assim, consequências mais sérias.

No artigo de hoje, listamos algumas dicas que ajudarão a manter o calendário de atividades sob controle e aumentar a possibilidade de gerir um projeto bem-sucedido. Continue acompanhando a leitura para saber quais são elas.

Mudanças estruturais

Aqui, se inicia as mudanças que serão adotadas ao longo do projeto. É a fase em que se realiza demolições, mudanças de pontos elétricos e troca de revestimento no piso e paredes, por exemplo.

Os materiais usados nessa etapa costumam ser encontrados em vendas de pronta entrega. Entretanto, deve-se confirmar a disponibilidade e inserir os prazos de entrega no cronograma — caso seja necessário fazer encomendas.

Também se deve incluir a disponibilidade de todos os profissionais que farão parte do serviço. O objetivo é contornar o desafio de conciliar as agendas e equilibrar a ordem das tarefas — acionando o pedreiro para finalizar depois que a parte elétrica e hidráulica foram finalizadas, por exemplo.

Acabamento

Essa fase funciona como um acabamento do trabalho que foi feito anteriormente. É quando o trabalho está voltado para instalação de iluminação, pintura e aplicação de gesso, por exemplo.

Da mesma forma como na etapa anterior, é preciso organizar a agenda do projeto de acordo com os prazos de entrega dos fornecedores e com a disponibilidade dos profissionais que executarão o serviço.

Mobiliário

Agora, já se começa a executar trabalhos voltados para o ambiente. O desafio é conseguir encontrar fornecedores que possuem prazos de entrega que se adaptem ao cronograma estabelecido para essa fase — vale lembrar que tanto móveis convencionais quanto os planejados podem ter um tempo de entrega mais estendido.

Sendo assim, antes de realizar a compra, é preciso confirmar o prazo de envio e montagem.

Decoração

Quando se chega a essa etapa, é sinal de que o projeto já está próximo da conclusão. É o momento de pensar nos detalhes e incluir objetos que ajudam a dar personalidade ao ambiente. A decoração também deve ser incluída no cronograma de projetos, informando quanto tempo levará para que a entrega seja feita, ainda que o tempo seja pequeno.

Afinal, como ter maior controle do cronograma de projetos?

Apesar das dificuldades que podem surgir ao longo da execução, é possível contar com algumas medidas que ajudam a manter o cronograma de projetos dentro dos eixos. Confira nossas dicas!

1. Controle o cronograma bem de perto

Parece óbvio falar de controle, mas monitorar de perto cada fase do projeto é o primeiro passo para garantir que todas as entregas serão realizadas dentro do prazo ou para minimizar o atraso e os impactos gerados por ele.

Sendo assim, acompanhe a execução, converse com os responsáveis pelas atividades, verifique se há dificuldades para cumprir alguma tarefa — e se existe necessidade de negociar com o cliente.

Com isso, torna-se possível saber antecipadamente se existem problemas que precisam ser corrigidos e atuar na solução, antes que evolua para uma situação mais séria e com maiores consequências.

2. Negocie prazos mais dilatados com os clientes

Se você tem a certeza de que pode finalizar o projeto com 30 dias, por exemplo, o ideal é informar para o cliente que ele será entregue em 36. Essa “gordura” é usada para lidar com possíveis imprevistos e atrasos sem que a promessa feita para o contratante seja quebrada.

3. Identifique os riscos envolvidos no projeto

O gerenciamento de riscos deve fazer parte do escopo de todo projeto. Por meio dele, identifica-se as possíveis ameaças que, se concretizadas, prejudicam os planos, cronograma e orçamento. Para isso, vale considerar algumas questões, como:

  • fornecedor atrasa a entrega;

  • o profissional desiste de fazer parte do projeto;

  • o cliente demora para enviar a aprovação;

  • algum item quebra e precisa de reposição.

O ideal, nesse caso, é criar cenários mais realistas e, a partir dos riscos levantados, criar um plano de contenção e contingência para os problemas. Dessa forma, se acontecer algum ponto levantado, fica mais fácil lidar com as dificuldades e impedir que elas comprometam os resultados do projeto.

4. Tenha uma relação de parceria com a sua equipe

Os problemas são mais fáceis de serem resolvidos se você possui uma equipe formada por profissionais sérios e comprometidos. Ao mesmo tempo em que você deve assumir a postura de liderança — delegando e cobrando tarefas —, deve conhecer melhor o time e as dificuldades enfrentadas por eles, oferecendo ajuda e soluções sempre que possível.

5. Não deixe de acompanhar a evolução do projeto

Falamos sobre a importância de controlar cada fase do projeto e como isso ajuda a agir de forma antecipada. Porém, também é preciso focar no andamento das atividades e o que ainda deve ser concluído — comparando com o cronograma de projetos definido inicialmente.

Isso ajuda na realização de uma nova avaliação de riscos, saber quando a equipe precisa acelerar uma tarefa, analisar novas possibilidades de atrasos, fazer novas negociações com o cliente, entre outros aspectos.

Com todas as mudanças que um projeto sofre ao longo da evolução, é natural que alguns pontos do planejamento original já não façam mais parte da realidade. Isso requer novas estratégias e alguns ajustes na prática — o que só é possível se cada etapa está sendo bem controlada e as informações são registradas.

6. Invista em recursos tecnológicos

Por fim, vale a pena contar com ferramentas, softwares e soluções que ajudam a aumentar o controle do cronograma de projetos. No que diz respeito aos prazos, um excelente recurso é o Gráfico de Gantt.

6.1. Gráfico de Gantt

Ele é usado para ilustrar o desenvolvimento das atividades ao longo de um projeto, com barras horizontais que representam o intervalo entre o início e fim de cada tarefa. Entre as principais vantagens de utilizá-lo, podemos citar:

  • segmentação de tarefas;

  • definição de prazos;

  • interdependências de atividades, o que ajuda a visualizar o sequenciamento das tarefas e conscientizar a equipe sobre os impactos de atrasos;

  • controle do desenvolvimento do projeto.

Para criá-lo, é necessário seguir 3 passos básicos, sendo eles:

  1. lista de todas as atividades;

  2. detalhamento por meio do desmembramento em tarefas menores (e mais fáceis de serem controladas);

  3. identificação das interdependências, que reflete a relação entre duas tarefas no que diz respeito ao impacto de uma sobre a outra e quando a conclusão deve ser feita.

O controle do cronograma de projetos é uma tarefa simples de ser executadas. Porém, requer planejamento e que constantemente as variáveis sejam monitoradas, buscando identificar qualquer imprevisto que possa comprometer o prazo que foi combinado com o cliente e os custos envolvidos no trabalho.

Agora, leitor, que você já sabe melhor como ter controle sobre o cronograma de projetos, aproveite os comentários e compartilhe as suas opiniões e experiências conosco!

 

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